Кадровые изменения под контролем ИТ

Содержание

• Найм: первый рабочий день
• Перевод, повышение или понижение
• Увольнение без хвостов

Для ИТ-департамента, техподдержки и ИБ найм, перевод или увольнение сотрудника — это цепочка стандартных задач. Типовые проблемы и ошибки в ней многим знакомы: сотрудник вышел, а ноутбук ещё не готов; работника перевели в новый отдел, но оставили старые доступы; увольнение завершено, а учётные записи ещё активны. Так происходит, когда процесс ведётся вручную — в письмах, таблицах, чатах и личных напоминаниях.

Чтобы снизить количество ошибок, нужно рассматривать кадровые изменения как управляемый ИТ-процесс в едином контуре компании. Это прямая задача ITSM-системы — она принимает обращение в единой точке входа, раскладывает его на связанные задачи для поддержки, администраторов, ИБ и ответственных за активы, задаёт маршруты согласования и контролирует сроки выполнения. При этом у ИТ автоматически формируется актуальная общая картина по сотруднику: какие сервисы ему нужны, какие доступы выданы, какое оборудование закреплено, какие лицензии используются и что должно измениться при найме, переводе или увольнении.

В этой статье разберём, как организовать ИТ-сопровождение сотрудника при найме, переводе и увольнении, снизить риски и сохранить контроль над инфраструктурой.

Найм: первый рабочий день

При найме ИТ-служба обеспечивает новому сотруднику готовую рабочую среду: технику, ПО, доступы, сервисы и канал обращения в поддержку. Нужно:

1. принять заявку от HR или руководителя;
2. уточнить должность, подразделение, офис и дату выхода;
3. подготовить рабочее место, ноутбук;
4. создать учётные записи в корпоративных системах;
5. выдать доступы по роли;
6. назначить лицензии на нужное ПО;
7. зафиксировать активы за сотрудником;
8. проверить готовность до первого рабочего дня.

Но таким списком действий приём сотрудника для ИТ выглядит далеко не всегда. Чаще всего задача по созданию нового рабочего места спускается в ИТ с формулировкой «у нас новый сотрудник, дайте для него компьютер». HR и руководители/кураторы не вдаются в технические подробности и детали фразы «выдайте компьютер». В результате возникает классическое недопонимание между инициаторами и исполнителями, приводящее к трудностям и задержкам с предоставлением новому коллеге необходимого оборудования, ПО и доступов, которые по итогу влияют и на онбординг сотрудника, и на качество работы ИТ. ITSM-платформа позволяет автоматически переводить организационную постановку задачи «дайте рабочее место» на «айтишный» подход и чётким перечнем заданий на ответственных исполнителей, а также детализацией по каждой такой задаче — какой ПК выдаём (с какими характеристиками), к каким системам доступы и с какими ролями, правами.

Таким образом система задаёт чёткий алгоритм технологического обеспечения со стороны ИТ любого кадрового изменения и снимает все возможные коммуникационные конфликты между сторонами, повышая не только качество работы ИТ как подразделения, но и обеспечивая эффективный результат для основного бизнес-процесса.

В такой схеме каждый функциональный модуль закрывает конкретный риск или задачу:

• Service Desk координирует работу ИТ и смежных департаментов через набор стандартных заданий и аккумулирует ответы на все типовые вопросы, возникающие в процессе технологического снабжения нового сотрудника: кто выходит, когда, в какое подразделение, на какую должность и что нужно подготовить к первому рабочему дню.
• HAM помогает заранее подобрать и закрепить оборудование: ноутбук, монитор, периферию, средства связи и другие материальные активы. ИТ видит, что есть в наличии, где находится техника и за кем она будет числиться после выдачи.
• SAM помогает подготовить программное обеспечение и лицензии. Система позволяет определить набор необходимого сотруднику ПО и забронировать под него свободные лицензии.
• Управление доступами помогает выдать новому сотруднику права и доступы по согласованной роли. Это не только убирает проблему «простоя» сотрудника на время решения вопросов с предоставлением доступов, которые могут длиться несколько дней, но также снижает риск избыточных полномочий и упрощает дальнейшее сопровождение пользователя.

Технические инструменты платформы помогают связать эти действия в единый процесс. Одна заявка раскладывается на последовательность задач для исполнителей. Параллельно платформа отслеживает, успевает ли ИТ подготовить рабочее место и сервисы к нужной дате.

При ручном управлении ИТ-специалисты вынуждены собирать все данные по новому сотруднику и его рабочему месту сами: в почте, таблицах, учётных системах и переписках. Это увеличивает риск ошибок и задержек.

Перевод, повышение или понижение

Любой сотрудник компании имеет собственные доступы, лицензии и ценное оборудование. Его повышение, понижение, горизонтальный перевод, увольнение отличаются по рискам.

• При горизонтальном переводе сотруднику могут понадобиться новые сервисы, а прежние доступы могут как оставаться актуальными, так и нуждаться в закрытии — это нужно проконтролировать. Если требуется сменить оборудование, прежнее должно быть возвращено, а не оставлено на «потом верну» где-то в просторах офисных зданий или у пользователя дома. То же касается лицензий и ПО.
• При повышении может появиться необходимость обеспечить поддержки управленческих функций: согласование заявок, доступ к отчётности, бюджетам, данным команды или административным разделам систем. Возможности и права прошлой должности также могут как оставаться, так и быть отозванными. При понижении или смене зоны ответственности, наоборот, нужно своевременно убрать расширенные полномочия, чтобы они не сохранялись по инерции.
• При увольнении весь цифровой профиль и технологическое обеспечение сотрудника становятся особенно критичными объектами контроля. Нужно заблокировать учётные записи, отозвать доступы к корпоративным и внешним сервисам, вернуть оборудование, освободить лицензии, актуализировать статус заявок такого пользователя. Иначе в инфраструктуре остаются активные права, неучтённые активы, которые впоследствии создают не только серьёзную угрозу информационной безопасности, но и лишние расходы (например, закупка новых лицензий при наличии невостребованных и не отозванных).
• При временных изменениях сотрудник может исполнять обязанности руководителя, переходить в проектную команду, замещать коллегу или получать доступ на период аудита. Если срок действия таких прав не контролируется, временные полномочия могут остаться постоянными.

Поэтому каждое изменение статуса сотрудника в компании должно быть полноценным пересмотром всего его ИТ-профиля: доступов, лицензий, оборудования, сервисов. Соответственно, любое кадровое изменение генерирует необходимость обязательной проверки, как минимум, трех зон:

• Роль и доступы. Зафиксировать новую должность, подразделение и руководителя, после чего пересмотреть права в информационных системах: какие доступы должны сохраниться, какие нужно отозвать, а какие — добавить по новой роли.
• Сервисы, согласования и ответственность. Определить, какие ИТ-услуги теперь нужны сотруднику, должен ли он участвовать в новых маршрутах согласования, получать уведомления, быть владельцем заявок, сервисов или ресурсов.
• Активы, ПО и лицензии. Проверить, соответствует ли текущий набор оборудования и программного обеспечения новой роли: нужно ли заменить технику, назначить новые лицензии или освободить прежние.

Очень важно сохранить непрерывность процесса между этими зонами. Если заявка на перевод живет отдельно от учёта оборудования, лицензий и доступов, ИТ приходится вручную проверять, что именно нужно изменить и кто за это отвечает. Это приводит к тому, что в какой-то момент информация перестает быть актуальной. Система же помогает собрать все действия и данные в один управляемый процесс:

• Service Desk фиксирует кадровое изменение как заявку и задаёт маршрут обработки: кто инициировал, кто должен исполнять, когда и что нужно сделать для обеспечения бесперебойной работы пользователя на новой должности.
• Управление доступами пересматривает права сотрудника: добавляет необходимые доступы по новой роли, убирает лишние и фиксирует основание соответствующих изменений.
• HAM и SAM проводят проверку материальной и программной части профиля сотрудника: какое оборудование закреплено за сотрудником, нужно ли его заменить или вернуть, какие лицензии используются и какие из них больше не нужны.

Так ИТ-департамент работает не с разрозненными поручениями, а с полным контекстом изменения: от заявки и согласований до активов, лицензий и прав доступа.

Увольнение без хвостов

Задержка с блокировкой учётной записи, забытый доступ к сервису или невозвращённый ноутбук превращаются в риск для данных и инфраструктуры. Здесь важно действовать быстро, особенно если сотрудник имел расширенные права или доступ к критичным системам. Нужно чётко и внимательно закрыть весь его ИТ-профиль, не пропустив ни одного объекта, накопленного пользователем за период работы:

• Доступы и учётные записи. Заблокировать корпоративные учётные записи, отозвать права в бизнес-системах, отключить VPN, почту, телефонию, административные полномочия и доступы к внешним сервисам. Особенно важно быстро и безошибочно выполнить этот шаг, если сотрудник работал с критичными системами или имел расширенные права.
• Оборудование и лицензии на ПО. Возвратить ноутбук, периферию, токены, пропуска и мобильные устройства, освободить назначенные лицензии, проверить установленное ПО и обновить соответствующие данные в учёте активов, чтобы своевременно вернуть освободившиеся ресурсы в оборот и избежать лишних затрат.
• Данные, заявки и ответственность. Передать рабочие файлы и служебную информацию владельцу процесса, проверить открытые обращения пользователя в техподдержку: неактуальные для увольняющегося пользователя — закрыть, а имеющие значение для рабочего процесса, несмотря на увольнение конкретного человека — перевести на другого пользователя, скорректировать срок решения таких заявок или пустить их по другому процессу.

ИнфраМенеджер позволяет ИТ провести увольнение как регламентированный процесс: отозвать доступы, без риска забыть или пропустить какой-то из них, проконтролировать возврат выданных сотруднику за весь период работы ресурсов по полному перечню оборудования и лицензий.

За время работы в компании сотрудник формирует объёмный цифровой профиль: историю доступов, выданного и возвращённого оборудования, выданных лицензий и инсталляций разнообразного ПО. Важно понимать, что этот «профиль» может формироваться весьма хаотично. Чаще всего, по регламенту формируется только какая-то его часть, а всё остальное добавляется в него в процессе выполнения временных задач, проектной работы или разовых исключений, ситуационно и далеко не всегда фиксируется. Поэтому к моменту перевода или увольнения, чтобы досконально знать состав цифрового профиля, уже недостаточно ориентироваться только на регламенты или на память исполнителей или самого сотрудника. Единственный вариант — наличие инструмента, который позволит вести цифровой профиль с первого до последнего дня работы, без права на обход регламентов и ошибку из-за человеческого фактора.

Быть таким инструментом — прямая задача ITSM-системы. Она связывает кадровое событие с ИТ-объектами сотрудника, создаёт цифровой слепок его жизни в компании и показывает, что нужно создать, изменить, передать, заблокировать или вернуть. Такой подход помогает обеспечивать сотрудника ресурсами в соответствии с его ролью, должностью и условиями работы. При этом ИТ обеспечивает качество сервисов для бизнеса и сохраняет контроль над инфраструктурой, активами, лицензиями и доступами в интересах компании и ИБ.

В результате новый сотрудник получает готовую рабочую среду с первого дня без единого часа простоя, переведённый — ресурсы для исполнения обязанностей новой роли, уволенный не оставляет после себя лишних доступов и забытых активов, бизнес-руководители могут быть уверены в том, что их сотрудники смогут бесперебойно и эффективно выполнять свои обязанности, без риска пауз и простоев, а ИТ и ИБ — контролировать качество, скорость и безопасность технологического обеспечения работы компании.

32

Время прочтения:

14 минут