Как перестать терять деньги на ИТ-оборудовании: 5 неочевидных проблем учета ИТ-активов

Содержание

• Разрыв между учетом и реальным состоянием
• Теневой оборот при увольнениях и ротации персонала
• Расхождения между бухгалтерским и операционным учетом
• Неконтролируемое перемещение активов
• Системные дефекты и игнорирование особенностей жизненного цикла
• Как устранить хаос

Согласно исследованиям, организации в среднем теряют 25–30% ИТ-бюджета из-за фрагментированного учета активов. Они ошибаются с объемами закупок, повторно приобретают оборудование или лицензии вместо уже имеющихся неучтенных активов, и несут повышенные издержки на обслуживание устаревшей техники. Разбираемся, где скрываются скрытые издержки управления активами, и как система полного жизненного цикла меняет ситуацию.

Разрыв между учетом и реальным состоянием

Отсутствие сквозной маркировки и регулярных сверок приводит к тому, что до трети оборудования на внутренних складах имеет неактуальный статус. Например, на балансе числится 50 мониторов в резерве. При проверке оказывается, что 12 из них разбиты, 8 морально устарели, 15 переданы в филиалы без актов. Фактически доступно 15 единиц.

Наличие фантомного оборудования в ИТ-инфраструктуре — это операционный риск, который, как минимум, ведет к гарантированным нарушениям SLA. В критических сценариях, таких как аварийное восстановление или масштабирование рабочих мест, это вынуждает ИТ-команды действовать в режиме тушения пожара. Поиск и закупка аналогов в авральном порядке неизбежно ведут к росту TCO: срочные поставки всегда обходятся дороже. Традиционные разовые или ежегодные инвентаризации эту проблему не решают. Единственно верным стратегическим решением здесь является переход к непрерывному управлению ИТ-активами. Ксения Бочкова, руководитель Центра компетенций и ведущий эксперт компании «ИнфраМенеджер»

Теневой оборот при увольнениях и ротации персонала

Массовый переход на удаленный формат работы усугубил проблему учета ИТ-активов. Он создал новые слепые зоны, главная из которых — исчезновение физического контроля. Если в офисе процесс возврата техники занимает несколько минут, то в условиях удаленки он превращается в сложную логистическую операцию, которая может растянуться на недели. Сложностей добавляет и человеческий фактор: увольняемый сотрудник может искренне считать технику своей собственностью, особенно если использовал ее годами, включая прилагающуюся периферию (мышь, клавиатуру, наушники). При отсутствии должного контроля за переданным и возвращенным оборудованием в масштабах организации годовые потери могут исчисляться миллионами.

Более того, прямая стоимость железа — лишь верхушка айсберга. Невозвращенный ноутбук представляет собой серьезную брешь в информационной безопасности. Устройство может не иметь актуальных патчей защиты, а на его диске могут сохраняться учетные данные, доступы к корпоративной сети (что вообще является отдельной темой для разговора и с точки зрения ИТ-управления, и информационной безопасности). Все это в совокупности создает угрозу нарушения законодательных норм в сфере информационной безопасности, финансовых штрафов и репутационных потерь, стоимость которых рискует многократно превысить цену утраченного оборудования.

Расхождения между бухгалтерским и операционным учетом

ИТ не может полагаться на данные бухгалтерского учета. Часто техника закупается и активно эксплуатируется, но не отражается в основных средствах. Или, наоборот, оборудование официально списано по акту, но по факту продолжает работать.

В бухучете существует такое понятие, как малоценка. Это оборудование, которое не ставится на баланс как основное средство, а списывается в расходы сразу или в течение короткого времени. Однако коммутаторы, источники бесперебойного питания, серверы или специализированное сетевое оборудование, которые формально являются малоценкой, могут быть важными узлами инфраструктуры.

Когда оборудование списано по бухгалтерским актам, но продолжает физически работать, при отсутствии качественного управленческого учета ИТ-активов, оно выпадает из официальных регламентов обслуживания: на него не закладываются бюджеты на замену, не продлеваются гарантии, его не включают в планы аварийного восстановления.

Наибольшую опасность представляет ситуация, если малоценка задействована в критической инфраструктуре. Представьте, что есть сервер, который формально списан пять лет назад. О его существовании помнит только один системный администратор. И вот он увольняется. База знаний не обновлялась, документация отсутствует. Оборудование продолжает работать по инерции. И только в тот момент, когда сервер выйдет из строя, о нем вспомнят. Но будет уже поздно: вместе с этим невидимым для бухгалтерии железом рухнут зависимые информационные системы.

Неконтролируемое перемещение активов

Даже в не самых крупных компаниях, допустим, с 10+ офисами и ~2 000 единиц техники ежемесячно происходит до 200 перемещений. В отсутствие единой системы учета это превращается в настоящий хаос.

Предположим, вы передаете ноутбук из Москвы в Казань. В системе остается привязка к столичному офису. При инвентаризации возникает расхождение. Московский офис помечает устройство как отсутствующее. При этом в Казани на столе ушедшего в декрет сотрудника может полгода пылиться исправный ноутбук, который забыли переместить в графу «резерв».

При парке в 2 000 единиц даже 5% таких «потеряшек» — это около 100 устройств. При средней стоимости корпоративного ноутбука в 80 000 рублей компания ежегодно теряет около 8 млн рублей.

Системные дефекты и игнорирование особенностей жизненного цикла

В небольшой компании были закуплены три одинаковых ноутбука. Спустя время у всех трех возникла одна и та же проблема с креплением рамки экрана. В масштабах малого коллектива эта закономерность бросается в глаза мгновенно. Но если речь идет о крупной компании, закупившей тысячи таких устройств и распределившей их по десяткам удаленных офисов и филиалов, ситуация меняется.

Без единой системы учета ИТ-активов поломки будут регистрироваться как несвязанные случаи. Не видя общей картины, на местах устройства будут просто списывать их. В результате компания будет нести убытки.

Не вся техника устаревает одинаково, поэтому стратегии ее обновления должны различаться. Важно понимать, что покупка нового оборудования не всегда дешевле поддержки старого, и наоборот.

Например, жизненный цикл серверного оборудования обычно составляет 3–5 лет. Через 3–5 лет вычислительные мощности и пропускная способность физически перестают справляться с растущей нагрузкой.

В то же время ноутбукам и ПК, не задействованным в ресурсоемких операциях, не всегда требуется замена. Добавление оперативной памяти может продлить их эффективную жизнь еще на 2–3 года при минимальных вложениях.

Как устранить хаос

Чтобы перестать терять миллионы, нужна система, которая сама наводит порядок в реальном времени, превращая разрозненные данные об активах в управляемый жизненный цикл.

Именно такой подход реализует «ИнфраМенеджер», выстраивая единый цифровой контур учета, где все активы автоматически отслеживаются на всех этапах — от планирования потребности до списания. Система позволяет заранее заложить в план любые потребности, например: «в следующем году надо купить 50 ноутбуков в филиал №1, 150 — в филиал №2, а еще мы открываем филиал №3 — туда надо 300 ноутбуков».

Когда каждое устройство имеет историю, каждое перемещение — лог, а каждая замена — обоснованный расчет, ИТ-бюджет перестает быть черной дырой и становится инструментом роста. Решается проблема неэффективного использования бюджета — вы перестаете тратить деньги на все подряд и направляете их туда, куда действительно нужно.

«ИнфраМенеджер» синхронизируется с HR-системой. Как только сотрудник переходит в статус уволенного (или предувольнения, например, отрабатывает последние две недели), система формирует чек-лист возврата, назначает ответственного ИТ-специалиста или МОЛа, а также может поэтапно инициировать блокировку доступов в рамках утвержденных политик ИБ.

Каждое устройство в «ИнфраМенеджере» имеет полную историю затрат: закупка, ремонты, выезды, лицензии, простои. Система позволяет сформировать график TCO и рекомендует замену до того, как затраты на поддержку превысят стоимость нового устройства.

Передача техники между офисами или сотрудниками фиксируется в системе через заявки и задания. Если оборудование зависает в пути, ответственное лицо получает автоматические уведомления.

Когда вы знаете точное количество, местоположение, состояние и реальную стоимость владения каждым активом, вы перестаете терять деньги. Мы работаем с предприятиями, парк которых насчитывает десятки тысяч единиц оборудования, и видим, что компании, внедрившие зрелую практику ITAM, не только возвращают потерянный бюджет в течение 12–18 месяцев, но и находят точки роста и развития инвестиций в ИТ-инфраструктуру, имея возможность обосновывать эффективность таких вложений и их окупаемости.

Если вы планируете внедрение учета ИТ-активов, стоит подробнее изучить возможности Инфраменеджер ITAM: профессиональный контроль над ИТ-активами: от серверов до сетевых адаптеров. Если остались вопросы - Вы можете связаться с нами через форму ОС на сайте - мы ответим на все Ваши вопросы и поможем определиться с выбором.

93

Время прочтения:

10 минут