«Смерть Excel»: почему ваш бизнес теряет деньги на устаревших системах учета

Никто в здравом уме и трезвой памяти не будет строить ИТ-архитектуру крупного бизнеса на таблицах. Excel приходит как временное решение: быстро свести данные, посчитать себестоимость, закрыть дыру в процессе. Со временем временное становится постоянным. Компания платит за ERP и CRM, а фактически вся бизнес-логика распределена между десятками Excel-файлов. И пока эта «бесплатная» таблица выполняет роль операционной системы, она съедает маржу, тормозит решения и создает колоссальный технологический долг.

В большинстве компаний никто не принимает стратегическое решение: «Давайте будем управлять бизнесом через Excel». Все происходит само собой. Сначала таблицу создают для быстрого отчета, потом в ней начинают вести учет, затем добавляют формулы, несколько вкладок и макросы. Через год появляется файл, без которого нельзя закрыть месяц, согласовать закупку, рассчитать себестоимость или понять, где находится оборудование.

Еще через несколько лет компания формально работает в ERP, CRM и других корпоративных системах. Но фактически все важные процессы живут в Excel. Обычно бизнес замечает это слишком поздно — когда Excel уже не помогает работать, а начинает тормозить рост, скрывать расходы и создавать потери.

Содержание

80% российских компаний управляют ИТ-активами вслепую

В июне 2026 года было опубликовано исследование российского рынка управления ИТ-активами ITAM. В нем приняли участие более 100 компаний из ИТ, промышленности, банковского сектора, ритейла, образования и энергетики.

80% компаний оценили зрелость своих процессов управления ИТ-активами всего на 1–3 балла из 5. Только 19% участников считают свои процессы зрелыми на уровне 4–5 баллов. При этом 42% компаний не используют единые стандарты управления активами, а каждая пятая продолжает вести учет в Excel. Специализированные ITAM-системы используют только 18% опрошенных.

Учет оборудования, планирование закупок и контроль лицензий остаются главными приоритетами, но современному бизнесу этого уже недостаточно. Сегодня конкурентоспособность зависит не только от того, знает ли компания, сколько у нее серверов, ноутбуков или лицензий. Вопрос звучит иначе: во сколько бизнесу реально обходится этот ИТ-ландшафт и какую отдачу он приносит?

Почему бизнес-логика уходит из официальных систем в таблицы

Американское издание Layer One сформулировало проблему следующим образом: когда операционные процессы перерастают возможности корпоративных систем, Excel тихо становится реальной системой бизнеса.

Сценарий знаком практически любой растущей компании: кто-то «временно» экспортирует информацию в Excel, но временное решение остается. Затем появляется еще одна таблица. Потом — CSV-файлы, ручные согласования по почте, локальные версии документов. Через некоторое время ERP формально остается системой учета, но реальная бизнес-логика уже распределена между десятками файлов.

В одной таблице рассчитывают цены, в другой — ведут закупки, в третьей — прогнозируют потребность, в четвертой — собирают управленческую отчетность. И никто уже не может точно сказать, где находится единая версия правды.

Layer One описывает этот феномен так: система учета остается system of record, но операционно настоящей системой становится Excel.

И это, пожалуй, самая опасная стадия зависимости от таблиц. Потому что внешне все продолжает работать, компания не останавливается, продажи идут, отчеты формируются, сотрудники справляются.

Excel — это не болезнь, а симптом

Объявлять войну Excel было бы ошибкой. Excel — один из самых эффективных инструментов, когда нужно быстро провести анализ, построить модель или проверить гипотезу.

Проблема начинается в момент, когда таблица начинает выполнять функции корпоративной системы. Если файл «финальная_новая_точно.xlsx» становится основой для управленческого решения — это симптом того, что процессы бизнеса стали сложнее, чем системы, которые должны их поддерживать.

Именно поэтому простая замена Excel на другую программу редко решает проблему. Если компания автоматизирует хаос, она получает автоматизированный хаос. Нужно понять, какая бизнес-потребность заставила сотрудников создать эту таблицу? ERP не дает нужной гибкости? Данные находятся в разных системах? Согласование занимает слишком много времени? Или руководители не получают аналитику достаточно быстро?

Таблица появляется там, где существующая система перестает справляться с реальностью бизнеса.

Издержки, которые не попадают в отчеты

Одна из главных проблем устаревших систем — компания умеет считать прямые расходы, но плохо видит косвенные.

Стоимость лицензии на старое ПО известна, стоимость поддержки — тоже. Можно посчитать зарплаты сотрудников. Гораздо сложнее увидеть цену постоянных ручных обходных решений.

Сколько часов сотрудники ежемесячно тратят на:

• выгрузку данных,
• ручную сверку,
• исправление ошибок,
• поиск актуальной версии файла,
• согласования по электронной почте,
• подготовку отчетов,
• перенос информации между системами,
• проверку формул,
• повторный ввод одних и тех же данных?

Эти расходы редко появляются отдельной строкой в P&L (Profit and Loss — отчет о прибылях и убытках компании), поэтому создается иллюзия, что старая система «дешевая». Но как только бизнес начинает считать стоимость времени, ошибок, задержек и упущенных возможностей, картина меняется.

Wolters Kluwer называет это cost of doing nothing — стоимостью бездействия. Компания продолжает работать с legacy-системами, фрагментированными процессами и Excel-driven workarounds. Внешне процессы функционируют, но внутри растут операционные издержки, риски управления и compliance, замедляется принятие решений, а финансовые команды все больше времени тратят на обслуживание процессов вместо стратегической работы.

«У нас все работает» — самая опасная фраза в цифровой трансформации

Устаревшая система деградирует постепенно. Сначала появляется дополнительная таблица, потом вторая, потом еще одна. Потом сотрудник начинает вручную сводить данные из трех источников.

Каждый отдельный компромисс кажется незначительным. В результате через несколько лет компания получает сложную цифровую конструкцию, которую никто специально не проектировал: ERP + Несколько специализированных систем + Excel + Почта + Мессенджеры + Локальные базы + Макросы, написанные сотрудником, который уже уволился.

Именно так формируется технологический долг, последствия которого ощущает весь бизнес. Скорость принятия решений падает, количество ошибок растет, новые процессы внедряются медленнее, руководители начинают сомневаться в данных. А сотрудники становятся «живыми интеграциями» между системами.

От вопроса «что у нас есть?» — к вопросу «сколько это нам стоит?»

Традиционный учет отвечает на вопросы: Что мы купили? Где находится актив? Кто за него отвечает? Когда его нужно списать?

Управление идет дальше: Сколько стоит владение этим активом? Сколько стоит его обслуживание? Какова стоимость простоя? Какие лицензии используются неэффективно? Что выгоднее: поддерживать, модернизировать или заменить? Какие процессы создают скрытые расходы?

Это и есть логика TCO — Total Cost of Ownership, совокупной стоимости владения.

Расчет TCO будет постепенно превращаться в стандартный инструмент обоснования ИТ-бюджетов. Фокус управления смещается от простого учета оборудования к контролю полной стоимости, жизненного цикла, облачных ресурсов, SaaS-подписок и лицензий.

Для бизнеса это принципиальная разница. Покупка сервера — это цена. Его обслуживание, энергопотребление, лицензии, время администраторов, риски простоя и стоимость замены — это TCO.

Покупка программного продукта — это цена. Поддержка старой инфраструктуры, ручные операции, интеграционные костыли и потерянная производительность — это TCO.

Цифровая трансформация как точка пересечения интересов

Раньше цифровая трансформация часто воспринималась как задача ИТ. Сегодня это все чаще вопрос экономики бизнеса.

Forrester в исследовании об автоматизации финансов отмечает, что эффект автоматизации заключается не только в повышении производительности. Речь идет о высвобождении специалистов для стратегической работы, отказе от устаревших систем с высоким совокупным TCO и повышении скорости принятия решений.

Разговор об Excel постепенно перестает быть спором между ИТ и бизнесом. Для CIO это вопрос архитектуры, для CFO — вопрос стоимости, для CEO — вопрос скорости и масштабируемости. Для сотрудников — вопрос того, сколько времени они тратят на работу, которую машина могла бы выполнять автоматически.

Все эти вопросы сходятся в одной точке: может ли компания управлять своим бизнесом на основе актуальных, связанных и доверенных данных? Если ответ — «сначала нужно собрать три файла, выгрузить данные из четырех систем и уточнить цифры у двух сотрудников», проблема не в Excel, а в модели управления.

Excel тормозит бизнес не потому, что он плохой

Парадокс в том, что Excel становится проблемой именно потому, что он слишком удобен: не нужно ждать бюджет, согласовывать проект, привлекать разработчиков, менять процессы. Нужно просто открыть новый файл.

Excel побеждает корпоративные системы в краткосрочной перспективе, но проигрывает в долгосрочной. Каждая новая таблица решает локальную проблему. Через некоторое время бизнес получает десятки локально оптимальных решений, которые вместе создают глобально неэффективную систему.

Это особенно заметно в технологичных компаниях. Чем сильнее бизнес зависит от ИТ, тем динамичнее его процессы. Тот, кто не успевает — теряет позиции на рынке. В современных реалиях это касается практически любого крупного игрока: от ритейла до банковского сектора. Компании вынуждены очень быстро меняться, потому что технологии меняются еще быстрее. И если корпоративные системы не успевают адаптироваться, сотрудники начинают создавать собственные обходные пути. Таблицы сначала становятся теневой цифровой инфраструктурой компании, а затем — ее ограничением.

Решение проблемы не обязательно заключается в одной большой системе, которая заменит все остальные. Современная архитектура бизнеса все чаще строится иначе. Есть system of record — надежная система, где хранятся ключевые данные. Есть специализированные системы для конкретных процессов, интеграции, аналитические слои, автоматизация. И есть Excel — как подручный инструмент для оперативных расчетов и ситуативной аналитики.

Excel не исчезнет из бизнеса. Слишком много задач он решает быстро и эффективно. Исчезнет идея о том, что можно бесконечно компенсировать слабые процессы дополнительными таблицами.

Как построить сильную ИТ-инфраструктуру и профессиональное ей управлять, рассказываем в наших статьях.

А чтобы не пропустить ни один эфир и первыми узнавать новости — подписывайтесь на наш Telegram-канал.

32

Время прочтения:

12 минут