Учет ИТ-активов в 2026 году: как перестать инвентаризировать и начать управлять

Содержание

• Учет vs Управление: реактивность против проактивности
• Цена реактивности: что теряет бизнес
• Управление в ИнфраМенеджере: как работает проактивный подход
• ITAM как конвейер

Разбираемся, как переключиться с режима инвентаризации на режим управления жизненным циклом ИТ-активов, и почему это напрямую влияет на финансы и риски бизнеса.

Учет vs Управление: реактивность против проактивности

Учет — это реактивная история. Он всегда ведется по факту. Кто-то купил ноутбук — мы его записали. Кто-то уволился и забрал гарнитуру — мы провели инвентаризацию и зафиксировали недостачу. Учет отвечает на вопросы: «Что у нас есть? Где это лежит? Сколько этого осталось?». Это констатация реальности, снимок состояния на конкретный момент времени.

Управление начинается там, где данные начинают работать, а не просто хранятся. Оно отвечает на вопросы: «Что нам будет нужно через полгода? Как снизить риски простоя? Где мы теряем деньги? Когда у этого сервера заканчивается жизненный цикл?». Это проактивный подход, который позволяет не просто реагировать на уже возникшие проблемы, а предотвращать их.

Учет сам по себе не является управлением, а управление не может существовать без учета. Учет — это фундамент управления. Если у вас нет достоверных данных, вы не можете планировать, контролировать и принимать решения.

Цена реактивности: что теряет бизнес

Управление ИТ-активами в большинстве компаний все еще находится на начальном этапе развития. Согласно исследованиям, только 43% организаций считают, что обладают полной видимостью своих ИТ-активов.

Отсутствие единого источника достоверных данных приводит к таким проблемам, как:

• несвоевременное обслуживание оборудования;
• внезапные поломки;
• неустановленные потери и хищения;
• переплата при закупках из-за отсутствия информации о реальных остатках;
• риски информационной безопасности из-за неконтролируемого использования ПО.

По оценкам экспертов, прямые и косвенные потери от реактивного управления активами могут достигать до 30% ИТ-бюджета ежегодно.

Управление в ИнфраМенеджере: как работает проактивный подход

Некоторые вендоры продают под видом ITAM системы, которые построены по принципу табличных редакторов. Формально они считаются системами управления ИТ-активами, но по факту это тот же самый Excel — таблица с перечнем данных, перенесенная в веб-интерфейс. Там есть карточки активов, есть вкладки и фильтры, но данные в них статичны. ИТ-специалист заводит карточку, и она просто хранится в базе до момента следующей ручной инвентаризации.

В отличие от табличных решений и простых каталогов оборудования, «ИнфраМенеджер» изначально проектировался как система управления, а не учета. Это принципиально другой подход.

От планирования до списания

Вместо статичной таблицы, где фиксируется только наличие актива, «ИнфраМенеджер» закрывает все этапы его жизненного цикла:

Встроенный Autodiscovery

Главная проблема Excel — данные устаревают быстрее, чем их успевают обновить вручную. «ИнфраМенеджер» решает это через встроенный механизм Autodiscovery.

Система с заданной периодичностью автоматически опрашивает сеть. Частоту опросов пользователь может настроить самостоятельно — в зависимости от того, насколько динамично меняется парк оборудования. Затем фактические данные об оборудовании и ПО сопоставляются с учетными записями. При необходимости систему можно настроить так, чтобы она автоматически обновляла карточки активов.

Таким образом, информация об активе всегда остается актуальной.

Интеграция процессов

В «ИнфраМенеджере» данные об активах связаны с операционными процессами: заявками на обслуживание, инцидентами, изменениями.

Например:

• При создании заявки на новый ноутбук система в реальном времени проверяет складские остатки и резервирует доступную единицу — это исключает ручные сверки и сокращает время выдачи техники от нескольких дней до пары часов.
• Автоматические триггеры заранее оповещают ответственного сотрудника об истечении срока гарантии.
• При увольнении система запускает бизнес-процесс возврата оборудования с контролем выполнения каждого шага.

Кейс. Как мы перевели на автопилот 3000+ активов

Клиент

Ведущий российский инжиниринговый центр

Исходная ситуация

До внедрения специализированной системы весь жизненный цикл ИТ-активов и лицензий велся в Excel. В таблицах фиксировались поступление, выдача, демонтаж и списание техники. Аналогичным образом велся учет ПО.

Со временем такой подход стал неэффективным. Сводные таблицы оказались перегруженными, а их ручное сопровождение отнимало много времени и было сложным в поддержке.

Цель

Автоматизация учета ИТ-активов и лицензий, переход от реактивного ведения таблиц к системной работе.

Решение

Для достижения цели было принято решение внедрить «ИнфраМенеджер» и мигрировать в систему все данные об активах, лицензиях и инсталляциях. Внедрение началось с локации «Москва». После загрузки данных и проработки рабочих процедур сотрудники перешли на работу в единой системе.

• По оборудованию: на первом этапе были автоматизированы четыре ключевые бизнес-процедуры — выдача актива пользователю, демонтаж, передача в ремонт и списание.
• По лицензиям: в системе выстроили полный цикл работы — новые лицензии ставили на учет, списывали, изымали и выдавали права пользователям.

Результаты

• Масштабирование учета: только по локации «Москва» в системе учтено более 3 000 ИТ-активов.
• Рост производительности: пользователи отметили, что работать стало проще. Скорость обработки заявок выросла. Сотрудники стали обрабатывать значительно больше обращений на выдачу активов.
• Упрощение инвентаризации: отпала необходимость строить сложные запросы и использовать формулы в Excel. Данные для инвентаризации теперь формируются напрямую из «ИнфраМенеджера», что сделало процесс намного удобнее и прозрачнее.

ITAM как конвейер

Когда ITAM-система правильно настроена, она запускает конвейер имущественных операций. Процессы становятся предсказуемыми и ритмичными.

Планирование закупок больше не зависит от того, что вспомнит сисадмин. Система сама сигнализирует о необходимости замены. Выдача и перемещение техники проходят без долгих согласований. Контроль лицензий становится автоматическим. Бюджетирование опирается на точные данные о том, сколько реально тратится на каждый актив.

И все это по классической теории менеджмента: планирование → координация → контроль. «ИнфраМенеджер» позволяет перенести это на рельсы ИТ-инфраструктуры, делая процессы предсказуемыми и измеримыми.

Вместо того, чтобы собирать информацию по Excel-таблицам из всех отделов, вы получаете единую точку входа. Система аккумулирует данные о запросах бизнес-подразделений, текущем парке оборудования, сроках жизни активов и реальной загруженности ресурсов.

В результате вы:

• Получаете полный контроль над финансами за счет оптимизации закупок и управления лицензиями;
• Минимизируете юридические и технические риски, обеспечивая своевременное обслуживание парка оборудования, включая связанное ПО;
• Эффективно управляете ресурсами, рационально распределяя оборудование между сотрудниками и подразделениями.

ITAM позволяет запустить бесперебойный конвейер из имущественных операций, где каждый актив работает на компанию ровно столько, сколько нужно, и окупает каждый вложенный в него рубль.

Переход от учета к управлению — это не просто смена инструмента. Это смена логики работы всего ИТ-департамента. И начинается она с ответа на один вопрос: ваши данные об активах помогают вам принимать решения или просто занимают место в таблице?

Хотите увидеть, как данные превращаются в работающие сценарии? Запросите демо-доступ. Или запишитесь на консультацию: разберем вашу ситуацию и вместе построим дорожную карту перехода на проактивный ITAM.

66

Время прочтения:

9 минут