Учет лицензий программного обеспечения: как избежать штрафов, переплат и неучтенного ПО

Содержание

• Почему учет лицензий стал важнее, чем несколько лет назад
• Что такое учет лицензий программного обеспечения
• Почему компании теряют контроль над лицензиями
• Чем грозит неучтенное программное обеспечение
• Почему таблиц Excel становится недостаточно
• Что такое SAM и как он помогает контролировать лицензии
• Как снизить затраты на программное обеспечение
• Как подготовиться к аудиту программного обеспечения
• Как организовать учет лицензий в компании
• FAQ

Почему учет лицензий стал важнее, чем несколько лет назад

Во многих компаниях учет программного обеспечения долгое время оставался второстепенной задачей. Лицензии закупались по мере необходимости, информация о них хранилась в таблицах, а контроль использования программного обеспечения сводился к периодическим проверкам.

Такой подход может работать до определенного момента. Однако по мере роста бизнеса увеличивается количество сотрудников, программных продуктов, подписок и сервисов. Вместе с этим возрастает риск потери контроля над лицензиями.

В результате компания может столкнуться как с финансовыми потерями из-за неиспользуемых лицензий, так и с проблемами во время аудита программного обеспечения.

Что такое учет лицензий программного обеспечения

Учет лицензий программного обеспечения — это процесс контроля приобретения, использования, продления и списания программных продуктов внутри организации.

Задача учета заключается не только в хранении информации о купленных лицензиях. Компании важно понимать, какие программы используются сотрудниками, сколько лицензий действительно необходимо бизнесу, какие подписки скоро закончатся и где возникают избыточные расходы.

Чем больше ИТ-инфраструктура организации, тем сложнее становится поддерживать такую информацию в актуальном состоянии вручную.

Почему компании теряют контроль над лицензиями

На практике проблемы редко возникают из-за одной крупной ошибки. Гораздо чаще ситуация развивается постепенно.

Новые сотрудники получают доступ к программам, проекты запускаются и завершаются, оборудование обновляется, лицензии продлеваются автоматически. Со временем в компании появляется большое количество программного обеспечения, информация о котором хранится в разных системах или вовсе отсутствует.

В результате руководство не может точно ответить на несколько важных вопросов:

• сколько лицензий используется сейчас;
• какие лицензии простаивают без дела;
• какое программное обеспечение установлено на рабочих местах;
• какие договоры и подписки требуют продления;
• существует ли риск нарушения лицензионных соглашений.

Без единой системы учета получить достоверную картину становится все сложнее.

Чем грозит неучтенное программное обеспечение

Неучтенное ПО представляет собой риск не только для ИТ-службы, но и для бизнеса в целом.

Компания может продолжать оплачивать лицензии, которые фактически не используются. Одновременно сотрудники могут устанавливать программное обеспечение, которое не прошло согласование или не обеспечено лицензиями.

При проведении внутреннего или внешнего аудита подобные ситуации способны привести к дополнительным расходам, необходимости срочной закупки лицензий и пересмотру существующих процессов управления программным обеспечением.

Кроме финансовых потерь возникают и операционные риски. Например, ИТ-служба может не знать о наличии критически важного программного продукта, установленного на отдельных устройствах и используемого в бизнес-процессах.

Почему таблиц Excel становится недостаточно

На ранних этапах многие организации ведут учет лицензий в электронных таблицах. Такой способ не требует дополнительных затрат и позволяет хранить базовую информацию о программном обеспечении.

Однако по мере роста количества лицензий появляются ограничения. Данные быстро устаревают, возникают ошибки ручного ввода, становится сложно отслеживать изменения и историю использования программ.

Дополнительные сложности возникают при появлении подписочных моделей лицензирования, когда необходимо контролировать сроки действия подписок, количество пользователей и фактическое использование программного обеспечения.

Поэтому большинство компаний со временем переходят от ручного учета к специализированным системам управления программными активами.

Что такое SAM и как он помогает контролировать лицензии

SAM (Software Asset Management) представляет собой подход к управлению программными активами компании.

В отличие от обычного реестра лицензий, SAM позволяет контролировать весь жизненный цикл программного обеспечения — от формирования потребности до продления лицензий и вывода программ из эксплуатации.

Такие системы помогают автоматически собирать информацию об установленном ПО, контролировать соответствие лицензионным соглашениям и выявлять неиспользуемые лицензии.

Дополнительно компания получает возможность анализировать затраты на программное обеспечение и принимать решения на основе фактических данных, а не предположений.

Как снизить затраты на программное обеспечение

Одной из распространенных проблем становится избыточное лицензирование.

Компании нередко закупают лицензии с запасом, чтобы избежать дефицита в будущем. Со временем часть сотрудников меняет роли, проекты закрываются, а приобретенное программное обеспечение продолжает числиться активным.

Без регулярного анализа такие расходы могут оставаться незаметными годами.

Контроль лицензий позволяет выявлять неиспользуемые программы, пересматривать объем закупок и более эффективно распределять ресурсы между подразделениями. Именно поэтому управление лицензиями часто рассматривается как один из инструментов оптимизации затрат на ИТ.

Как подготовиться к аудиту программного обеспечения

Подготовка к аудиту начинается задолго до момента проверки.

Организации важно поддерживать актуальный реестр лицензий, понимать фактическое использование программного обеспечения и иметь возможность быстро подтвердить наличие прав на использование каждого программного продукта.

Если информация хранится в разных источниках и регулярно не обновляется, подготовка к аудиту может превратиться в длительный и трудоемкий процесс.

Наличие централизованной системы учета существенно упрощает эту задачу и позволяет получать необходимые данные в любой момент.

Как организовать учет лицензий в компании

Эффективный учет программного обеспечения строится на нескольких принципах. Важно иметь единый источник данных о лицензиях, регулярно актуализировать информацию об установках программ, контролировать сроки действия лицензий и отслеживать фактическое использование программных продуктов.

Для небольших организаций часть этих задач может решаться вручную. Для средних и крупных компаний обычно требуется автоматизация процессов и использование специализированных инструментов управления программными активами.

На нашем сайте вы можете подробнее ознакомиться с возможностями SAM-системы ИнфраМенеджер, которая помогает вести учет лицензий программного обеспечения, контролировать использование ПО, проводить лицензионную сверку и управлять программными активами в рамках единой платформы.

FAQ

45