Как повысить зрелость ITAM-процессов и зачем это нужно бизнесу

Разбираемся, какие уровни зрелостиITAM-процессов существуют, почему попытка построить зрелые процессы на базе Excel обречена на провал, и какие шаги нужно предпринять, чтобы превратить хаос в управляемую систему.

Содержание

Зрелый и незрелый ITAM: в чем разница

Многие руководители ошибочно полагают, что зрелость ITAM — это метрика скорости: насколько быстро мы выдали сотруднику ноутбук. На самом деле зрелость — это обоснованность принимаемых решений: на основании чего был выдан именно этот ноутбук именно этому сотруднику.

Незрелый ITAM — это простой учет. Вы примерно знаете, что у вас есть, сколько это стоит и где лежит. Вы помните цену закупки трехлетней давности, а сам файл открываете только, когда приходит аудит или случается поломка. Вам кажется, что активы под контролем, но по факту вы просто реагируете на уже возникшие проблемы.

Зрелый ITAM — это полноценное управление. Вы точно знаете, где находится актив, у кого он и в каком состоянии прямо сейчас. Вы видите полную стоимость владения (TCO) с учетом амортизации и ремонтов, что позволяет планировать бюджет на год вперед. Система в реальном времени подсвечивает даже те активы, о существовании которых вы забыли. Главное отличие зрелого ITAM — вы начинаете предотвращать проблемы и извлекать скрытую выгоду из имеющегося железа и софта.

5 уровней зрелости ITAM-процессов

Зрелость ITAM-процессов — это не точка на карте, а вектор движения. Процессы не застывают на одном месте: они постоянно адаптируются к реалиям бизнеса. Глобально этот путь делят на пять уровней.

На первом, свободном уровне царит хаос. Оборудование выдает сисадмин или ИТ-руководитель, ориентируясь на личный опыт, настроение или громкость голоса заявителя. Политик не существует: новый сотрудник может получить старый ПК, а топовый ноутбук достанется тому, кто лично попросит начальника.

Второй, административный уровень, наводит порядок с помощью Excel-таблиц и общих правил (менеджеру — ноутбук, разработчику — мощный ПК). Но эти политики статичны. Как только появляется нестандартная задача (например, дизайнеру нужен Mac), процесс ломается, и руководитель снова уходит в ручное управление.

Трансформация начинается на третьем, автоматическом уровне. ITAM-система интегрируется с HR-сервисом или Active Directory, видит должность нового сотрудника и автоматически подбирает ему стандартный набор активов. Исключения (например, желание руководителя выдать стажеру топовое железо) возможны, но только через официальное согласование. Это тот самый этап, который позволяет оптимизировать процессы, обеспечить актуальными данными службу ИБ и бесшовно интегрироваться с HR-циклом.

Четвертый, управляемый уровень, усложняет алгоритмы. Система учитывает не только должность, но и тип контракта (штат или подрядчик), бюджет конкретного центра финансовой ответственности и сценарий работы. Мобильному сотруднику система сама предложит легкий ультрабук с док-станцией, а работающему в офисе — моноблок. ИТ-директор вмешивается в процесс лишь в исключительных случаях.

Высший пилотаж — это пятый, оптимизирующий уровень. Политика становится самоадаптирующейся. Система анализирует объективные данные и понимает: если разработчикам выдавать ноутбуки с 16 ГБ ОЗУ, то через полгода 80% из них попросят апгрейд. Значит, политику нужно автоматически изменить и сразу выдавать 32 ГБ. На этом этапе успех измеряется не скоростью выдачи, а процентом идеального попадания оборудования в реальные задачи пользователя.

Почему нельзя оставаться в Excel

Попытка построить зрелые процессы на базе Excel и бумажных регламентов обречена на провал.

Вы можете написать в регламенте, что закупка согласовывается с проверкой склада. Но в реальности менеджер просто поставит галочку «проверил», потому что искать по Excel долго. Люди не любят лишнюю работу. Чтобы вести учет в Excel правильно, нужно тратить время. Если процесс мешает, сотрудники найдут способ его обойти.

10 активов можно держать в голове, 100 — в Excel. Но при 1 000+ активов с перемещениями, ремонтами, лицензиями и контрактами данные в таблице мертвы. Excel не умеет анализировать и подсказывать. Чтобы навести порядок в закупках, нужна система, связывающая склад, заявки и бюджет. Для управления лицензиями нужна система, знающая, что установлено, а что куплено. Для прогнозов нужна система, видящая историю и тренды. Для этих задач Excel просто не создан.

Как повысить зрелость: практические советы

• Не пытайтесь перепрыгнуть этапы. Если у вас свободный уровень, сразу построить управляемый не получится (если только вы не наймете директора по ITAM с огромным опытом). Пройдите этап административного учета, набейте свои шишки, сформулируйте правила и только потом автоматизируйте.
• Не уходите в бесконечные инвентаризации. Перед внедрением системы многие пытаются навести идеальный порядок и провести тотальную инвентаризацию. В крупных компаниях это может затянуться на годы. Найдите баланс: используйте имеющиеся реестры (даже не идеальные) как стартовую точку, а качество данных повышайте уже в процессе работы системы.
• Вовлекайте смежные подразделения. ITAM — это не только задача ИТ-отдела. Переход на автоматический уровень невозможен без интеграции с кадровиками (данные о найме/увольнении), бухгалтерией и службой безопасности.
• Используйте профессиональные инструменты. Попытка автоматизировать ITAM силами разработчиков на базе обычного Service Desk или BPM-системы может привести вас к продвинутому административному уровню. Но чтобы данные стали достоверными, а процессы по-настоящему автоматическими, требуется специализированный инструмент, архитектура которого изначально заточена под управление активами.

26

Время прочтения:

7 минут