Облака, SaaS и лицензии: как управлять «нежелезными» активами в 2026 году

Сегодня значительная часть корпоративных ИТ-ресурсов существует в «нежелезном» виде. SaaS-сервисы, программные лицензии и облачные ресурсы требуют не менее строгого учета, чем компьютеры, серверы и сетевое оборудование. Нужно фиксировать их владельцев, пользователей, стоимость, сроки действия и контролировать фактическое использование. Учет SaaS и лицензий выходит за рамки инвентаризации — он требует понимания бизнес-ценности каждого сервиса.

Теневая инфраструктура сегодня — это не сервер под столом, а неучтенные SaaS-подписки. Они появляются, когда бизнес-юниты самостоятельно находят нужные сервисы и оплачивают их, не ставя ИТ-отдел в известность.

Содержание

Что такое «нежелезные» ИТ-активы

Под «нежелезными» активами мы понимаем цифровые ресурсы, не имеющие физического воплощения, но формирующие ИТ-бюджет и бизнес-процессы. К ним относятся установленное программное обеспечение, корпоративные и пользовательские SaaS-подписки, облачные сервисы, а также сами права использования (лицензии).

Учет таких ресурсов отличается от инвентаризации мониторов. Если сервер можно потрогать и наклеить на него штрихкод, то лицензия — это неосязаемый актив, который порой «материализуется» только через договор или бумажный сертификат. Тем не менее, для программных активов, как и для физических, не менее важно, кто является владельцем, кто и для чего фактически использует конкретные лицензии, какова стоимость этих лицензий. Кроме того, управление программными активами требует фиксации не только факта наличия, но и условий договора, тарифных планов и правил доступа.

В чем разница между учетом аппаратных и программных активов

Учет аппаратных и программных активов — это принципиально разные процессы. Их нельзя вести «под копирку».

Физический ИТ-актив имеет четкую привязку к местоположению. Даже вывезенное за пределы офиса оборудование продолжает физически существовать (если его не разобрали на запчасти и не утилизировали). Каждый такой актив имеет инвентарный номер и закреплен за конкретным сотрудником.

С цифровыми ресурсами дело обстоит иначе. Если не выстроить прозрачный учет SaaS и лицензий, организация рискует оплачивать сервисы, о существовании которых уже забыли и которые давно не используются, или столкнуться с рисками информационной безопасности из-за неконтролируемых доступов.

Где теряются деньги при работе с SaaS и лицензиями

Неиспользуемые лицензии ПО

Сотрудник уволился, сменил должность или проект завершился, но лицензия продолжает оплачиваться. Без интеграции учета с кадровыми процессами эти ресурсы превращаются в мертвые души, которые незаметно съедают ИТ-бюджет. Неиспользуемые лицензии ПО — одна из самых распространенных причин неэффективных расходов.

Дублирующие SaaS-сервисы

Децентрализация закупок приводит к тому, что разные команды независимо друг от друга покупают продукты с близким функционалом. Это не только дробит бюджет, но и усложняет кросс-функциональное взаимодействие и сводную аналитику.

Продления по умолчанию

Подписка может продлеваться по умолчанию — отделом закупок, ИТ или любым другим департаментом. Закупка инициируется по инерции, только потому, что этот сервис уже покупали. При этом никто не пытается разобраться, насколько он востребован и активно ли используется.

Избыточные тарифы

Сотрудникам часто назначают дорогие лицензии (Enterprise) с функциями, которые они фактически не используют. Сопоставление закупленных прав с реальными потребностями помогает оптимизировать количество лицензий и усилить контроль SaaS-расходов.

Какие данные нужно учитывать по SaaS, ПО и лицензиям

Необходимо сформировать единую карточку цифрового актива, которая объединяет финансовые, договорные и технические данные.

Чтобы управление программными активами было эффективным, финансовые данные обязательно должны дополняться сведениями о фактическом использовании. Иначе учет SaaS и лицензий будет оторван от реальности.

Как организовать управление «нежелезными» активами

Провести инвентаризацию цифровых активов

Первый шаг — собрать сведения обо всем корпоративном ПО и SaaS-сервисах, опросить руководителей подразделений, проанализировать банковские выписки на предмет регулярных платежей вендорам и проверить корпоративную почту. Цель — сформировать единый реестр программных активов.

Важно понимать, что вручную провести полноценную инвентаризацию практически невозможно. Здесь необходимо задействовать инструменты дискаверинга и сформировать библиотеку программных активов, которая станет основой для единого реестра.

Назначить владельцев

У каждого SaaS-сервиса должен быть бизнес-владелец, который отвечает за обоснованность расходов и своевременное принятие решений о продлении. Назначение владельца помогает четко распределить зоны ответственности.

Связать лицензии с пользователями

Необходимо понимать, кому конкретно предоставлено право использования. Учет лицензий ПО по пользователям позволяет видеть реальную потребность и вовремя отзывать права при смене ролей. Контроль подписок сотрудников — это критически важный элемент процесса.

Контролировать сроки и продления

Настройте уведомления о завершении договоров за 30, 60 и 90 дней. Контроль автоматических продлений позволяет заранее оценить необходимость сервиса и согласовать бюджет до момента списания средств.

Сопоставлять закупку с использованием

Управление лицензиями ПО требует постоянного мониторинга фактического использования. Регулярно сравнивайте число приобретенных лицензий с данными об активности.

Встроить учет в жизненный цикл сотрудника

Процессы выдачи и отзыва лицензий должны быть интегрированы с ITSM и кадровыми процедурами. При приеме на работу доступы назначаются на основе роли, а при увольнении — автоматически отзываются.

ITAM, SAM и FinOps: где проходят границы

SAM система является важнейшей частью общего контура ITAM.

Типичные ошибки при учете SaaS и лицензий

• Учитывать только ПО, физически установленное на компьютерах, игнорируя облака.
• Не фиксировать SaaS-подписки, купленные подразделениями на свои бюджеты.
• Не назначать конкретного владельца сервиса и договора.
• Не связывать лицензии с конкретными пользователями и их ролями.
• Контролировать только сроки продления подписок и оплату счетов, не отслеживая фактическую активность пользователей.
• Не отзывать доступы и не перераспределять свободные лицензии после увольнения.
• Хранить договоры и данные о пользователях в разных, не связанных между собой системах.
• Считать все облачные расходы исключительно зоной ответственности бухгалтерии.

Почему возникает теневая инфраструктура и чем опасны запреты

У этого явления есть объективные причины, и игнорировать их нельзя.

Корпоративный каталог сервисов часто отстает от реальных потребностей бизнеса, а согласование нового сервиса, закупка лицензии или подключение облачного ресурса может занимать недели, а то и месяцы.

Когда штатный инструментарий не закрывает рабочие задачи, сотрудники вынуждены искать альтернативу на стороне. Пока эти вопросы не будут решены, они будут находить обходные пути ради выполнения своих бизнес-задач и достижения KPI. Политика тотальных запретов и блокировок может лишь загнать проблему вглубь, но не решить ее.

Как ИнфраМенеджер помогает учитывать ПО и лицензии

В системе реализована связь ITAM и SAM: ИнфраМенеджер рассматривает программные активы как часть общего контура управления ИТ-ресурсами. Данные о закупленных правах можно сопоставлять с их использованием. Учет SaaS-сервисов по пользователям помогает выявлять дефицит доступов к рабочим инструментам и, наоборот, невостребованные ресурсы.

Платформа поддерживает управление SaaS-подписками, контролирует сроки действия лицензий и уведомляет о приближающихся продлениях. Эффект от оптимизации зависит от структуры расходов, качества исходных данных и организации процессов: система предоставляет для этого необходимый инструментальный базис.

Чек-лист учета «нежелезных» активов

Остались вопросы о том, как управлять «нежелезными» активами в 2026 году? Задайте их ведущему консультанту компании «ИнфраМенеджер» по ИТ-процессам Николаю Четверикову на конференции ITAMday 2026.

Когда: 15 октября 2026 года

Где: Москва, ИТ-экосистема «Лукоморье», БЦ «Академик» (проспект Вернадского, 41)

А чтобы не пропустить ни один эфир и первыми узнавать новости — подписывайтесь на наш Telegram-канал.

53

Время прочтения:

12 минут