Почему учет ИТ-активов и бухучет — не одно и то же?

Основные цели бухгалтерского учета основных средств – корректный учет затрат, контроль за затратами предприятия в целом.

Цели же учета ИТ-активов заключаются в удовлетворении потребностей смежных ИТ-процессов (предоставить актуальную и достоверную информацию об ИТ-активах в процессы управления изменениями, инцидентами, управления ИТ-бюджетом, управления контрактами и т.п.).

Одна из ключевых практик в управлении ИТ-активами – обеспечить возможность отследить полный жизненный цикл, от формирования потребности в ИТ-активах до их списания (вывода из эксплуатации). Такая задача не может быть решена на базе практик бухгалтерского учета ТМЦ и основных средств, и основная причина тут одна. Далеко не все ИТ-активы, которые требуется учитывать для целей ИТ-процессов, являются основными средствами с точки зрения бухгалтерского учета.

А значит, в момент передачи в эксплуатацию они просто списываются как ТМЦ по бухгалтерскому учету (или же используются для модернизации каких-либо основных средств и также «пропадают» из отдельного учета). Однако в ИТ-процессах они продолжают участвовать как отдельные единицы учета, подлежащие ремонту, перемещениям и т.п.

Требования к детальности состояний и связей у процесса учета ИТ-активов будут выше, чем у бухгалтерского учета. В идеале требуется учитывать то, что еще не купили, а также то, что уже и списано (не обязательно как расходные материалы, но и как основные средства). Плюс связь компьютера и лицензии, например, не интересует бухгалтерию, но должна быть известна для управления ИТ-финансами.

Часто существует еще одно препятствие – для целей учета ИТ-активов критически важно поддерживать в системе учета классификацию, соответствующую ИТ-политикам – различать МФУ и локальные принтеры; отличать пользовательскую от серверной лицензию на программное обеспечение. А это значит – у ИТ будут отдельные требования к номенклатурному справочнику, в частности, к тем его разделам, которые относятся к ИТ-активам. Счастливы те ИТ-отделы, которые имеют влияние на этот справочник. Но чаще все-таки возможность такого влияния отсутствует по различным историческим причинам. И тогда бухгалтерский учет становится практически полностью бесполезным для ИТ.

Более того, сама связь с номенклатурным справочником поддерживается в рамках бухгалтерского учета только до того момента, как будет сформировано основное средство. Соответственно, получить ответ на простой вопрос «Сколько у нас локальных, а сколько сетевых принтеров» в принципе невозможно из бухгалтерского учета.

Таким образом, в бухгалтерском учете:

• Есть возможность отдельного учета далеко не всех видов ИТ-активов, учет которых требуется для целей ИТ-процессов;

• Невозможно получить аналитику в разрезах, нужных для целей ИТ-процессов.

Нужно ли сверять данные ИТ-учета с бухгалтерским и как это делать?

Да, нужно. И вот почему:

• ИТ все равно вынуждены участвовать в процессах бухгалтерского учета. Как минимум в процессе инвентаризации, а часто – и в процессах оформления ввода в эксплуатацию, перемещения и т.п. Все становится гораздо проще, если в процессы учета ИТ-активов органично встраиваются операции бухгалтерского учета, а для инвентаризации можно воспользоваться своей информацией о местоположениях ИТ-активов.

• Одна из важных ценностей информации из процесса учета ИТ-активов – возможность обоснования ИТ-бюджета. А тут категорически важно, чтобы данные из системы учета ИТ-активов «бились» с данными бухгалтерского учета. Иначе разговор с финансистами при обосновании ИТ-бюджета может быть сильно затруднен.

Поэтому в хороших практиках постановки процесса управления ИТ-активами обязательно присутствуют следующие компоненты:

1. Разработка каталога ИТ-активов с классификатором, соответствующим политикам управления ИТ-инфраструктурой:
• определение типов учитываемых ИТ-активов (отдельный учет коммутаторов и маршрутизаторов; серверов и СХД, АТС и телефонов и т.п.) ;
• формализация разных жизненных циклов для разных типов (жизненный цикл пользовательской техники может существенно отличаться от жизненного цикла серверного оборудования; процедуры учета (ввод в эксплуатацию, перемещение, списание) будут подчиняться разным регламентам; параметры, учитываемые для печатающей техники и для сетевого оборудования категорически разные).
2. Собственно, определение жизненных циклов, определяющих политики процедур учета (получение, инсталляция, перемещение, добавление и изменение (install, move, add, change, IMAC), перераспределение (reallocate), вывод из эксплуатации). Будут ли и как отличаться эти процедуры для разных типов ИТ-активов – зависит от целей внедрения управления ИТ-активами (на самом деле – от выбранного первоочередного «бенефициара» от данного процесса).
3. Сверка данных процесса учета ИТ-активов и бухгалтерского учета. То есть как минимум – регулярное сопоставление перечня основных средств, ведущихся в бухгалтерском учете, со списком ИТ-активов, которые отражаются в базе данных в результате процесса учета ИТ-активов.